RAAMWERK VOOR EEN ONTSLAGLEIDRAAD

Preambule

De Ontslagleidraad bevat basisrichtlijnen die arbeidsorganisaties naar het oordeel van de (Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling (NVP)?) in acht kunnen nemen bij beëindiging van dienstverbanden van medewerkers.

De leidraad maakt in beginsel geen onderscheid tussen collectief en individueel ontslag, aangezien elk ontslag individueel dient te worden behandeld en individueel wordt ondergaan.

In een Sociaal Plan bij collectieve ontslagen kunnen aanvullende regels worden opgenomen voor de procedures en werkwijzen voorafgaande aan de individuele ontslagaanzeggingen.

De arbeidsorganisatie kan de (toepassing van de) leidraad aan haar eigen specifieke situatie aanpassen, zo daartoe aanleiding bestaat.

De (NVP?) zal de praktijk van de beëindiging van dienstverbanden door arbeidsorganisaties volgen en haar invloed aanwenden om deze op het door haar voorgestane peil te brengen en te houden.

De leidraad is opgesteld in overleg met (Instanties x) en wordt ondersteund door (Instanties y).

0. Basisfilosofie

Werkgevers

- Werkgevers zien het scheppen en behouden van werkgelegenheid als een belangrijke maatschappelijke verantwoordelijkheid. Zij kennen in dit verband aan de medewerkerswaarde een groot gewicht toe; een gewicht dat minstens vergelijkbaar is met de klantwaarde en de leverancierswaarde. En indien beursgenoteerd ook minstens vergelijkbaar met de aandeelhouderswaarde.

- Met het oog op verduurzaming van de loopbaanontwikkeling van medewerkers bevorderen werkgevers ontslagpreventie door middel van het voeren van periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken met hun medewerkers en het stimuleren van hun persoonlijke ontwikkelingskeuzen.

- Werkgevers geven een hoge prioriteit aan het begeleiden en opleiden van medewerkers van ‘baan naar baan’ zowel intern als extern en trachten met het oog hierop gedwongen ontslagen te voorkomen.

- Werkgevers zien ontslag tevens als een menselijke en sociale plicht als een medewerker in een andere organisatie of werksituatie beter tot zijn recht kan komen en zijn bestemming kan vinden.

- Werkgevers betrachten respect, rechtmatigheid en proportionaliteit in geval van noodzakelijk of onvermijdelijk ontslag.

- De wijze waarop managers met ontslag om gaan moet onderdeel uitmaken van het instromings- en beoordelingssysteem.

- De wijze waarop ontslagen worden aangezegd, dient te worden getraind.

- Werkgevers binnen een bedrijfstak hebben een inspanningsverplichting ten aanzien van het (doen) vinden van nieuw werk voor en door medewerkers van afzonderlijke bedrijven binnen die bedrijfstak die in moeilijkheden verkeren en onvermijdelijk hun medewerkersbestand moeten inkrimpen.

- Werkgevers houden zich in geval van onvermijdelijke beëindiging van dienstverbanden van medewerkers aan de vigerende wetgeving.

Medewerkers

- Medewerkers worden geacht zich duurzaam inzetbaar te houden door middel van het volgen van adequate opleidingen.

- Medewerkers worden geacht bewust sturing te geven aan hun eigen interne dan wel externe loopbaanontwikkeling.

- Medewerkers vermijden verwijtbaarheid ten aanzien van het niet naar behoren uitvoeren van de werkzaamheden.

- Medewerkers dienen misdragingen te voorkómen die er toe kunnen leiden dat de werkgever besluit naar ontslag te streven.

1 Uitgangspunten voor de wijze van beëindiging van dienstverbanden

1.1 De ontslagleidraad is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

- Het aanzeggen van ontslag dient als regel slechts te worden uitgevoerd door daartoe bevoegde en bekwaam geachte lijn- en HR-managers.

- Medewerkers worden deugdelijk en volledig geïnformeerd over de achtergronden en aanleiding tot de beoogde beëindiging van het dienstverband (ontslagreden), de te volgen procedure evenals hun rechten en plichten in dit verband. Dit geldt zowel voor collectief als individueel ontslag.

- Medewerkers van wie het dienstverband wordt beëindigd, kunnen rekenen op respect voor hun privacy.

- Ten aanzien van de hoogte van ontslagvergoedingen zal (bijvoorbeeld in sociale plannen) geen onderscheid worden gemaakt tussen vakbondsleden onderling en ten opzichte van niet-vakbondsleden.

- Op een door de medewerker schriftelijk bij de onderneming ingediende klacht over onzorgvuldige, onbillijke of onjuiste behandeling tijdens het ontslagproces wordt door de betrokken onderneming binnen een redelijke termijn schriftelijk gereageerd.

1.1.1 Het is van belang dat medewerkers zekerheid hebben over de te volgen ontslagprocedure. Afwijking van de eenmaal gekozen procedure wordt aan de medewerkers meegedeeld en toegelicht. Overigens kunnen zij ook zelf om een afwijking van de procedure verzoeken.

1.1.2 De Ontslagleidraad is gebaseerd op een procedure waarin het dienstverband van de zijde van de werkgever wordt verbroken via het Centrum Werk en Inkomen dan wel via de kantonrechter.

2. Ontslagbescherming

De in het Burgerlijk Wetboek en de Wet Gelijke behandeling (AWGB) opgenomen opzegverboden zullen door werkgevers nauwlettend in acht worden genomen.

3. Ontslagredenen

3.1 Strategisch ontslag of reorganisatieontslag

- Strategisch ontslag zonder dat er sprake is van een slechte financiële situatie vereist van werkgevers uiterste waarborgen ter verzekering van de werkgelegenheid van de desbetreffende medewerkers.

- Van werkgevers mag verwacht worden dat reorganisatieontslag slechts noodzakelijk is in die zin dat alle andere middelen zijn uitgeput om een slechte financiële situatie te verbeteren. Als werkgevers zich op een slechte financiële situatie beroepen dan moet voor de werknemers verifieerbaar zijn dat hier ook echt sprake van is.

3.2 Ontslag vanwege (vermeend) disfunctioneren

- Werkgevers zullen duidelijk moeten maken dat het verwijt terecht is dat medewerkers hun werkzaamheden niet naar behoren uitvoeren, dat medewerkers niet aan de gestelde functie-eisen voldoen en dus ongeschikt zijn voor hun functie dan wel zich zodanig misdragen dat werkgevers moeten besluiten naar ontslag te streven.

- Werkgevers zullen op dit punt hun standpunt moeten kunnen onderbouwen, bij voorkeur met schriftelijke bescheiden zoals een taak- of functieomschrijving waaruit duidelijk blijkt wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn van de betreffende medewerkers.

- Tevens moeten werkgevers duidelijk kunnen maken dat medewerkers tijdig en meerdere malen op hun onvoldoende functioneren zijn gewezen. De bewijslast op dit punt ligt in feite bij de werkgevers. Zij zullen met overtuigende middelen aannemelijk moeten maken dat de medewerkers regelmatig op hun functioneren zijn aangesproken. Werkgevers kunnen dit bewijs bijvoorbeeld leveren door schriftelijk vastgelegde functionerings- of beoordelingsgesprekken.

3.3 Ontslag wegens verstoorde verstandhouding/vertrouwensbreuk

- Werkgevers zullen met een rechtvaardiging moeten komen die tenminste zo zwaar is dat realistisch gezien een voortzetting van de arbeidsovereenkomst niet langer gevergd kan worden.

- Werkgevers zullen gemotiveerd moeten aangeven op grond van welke omstandigheden of gedragingen van de medewerker geconcludeerd wordt dat de verstandhouding tussen partijen totaal is ontwricht. Daarbij moeten deze omstandigheden/gedragingen in verhouding staan tot de conclusie dat ontslag onvermijdelijk is.

3.4 Ontslag wegens arbeidsongeschiktheid/ mislukte reïntegratie

- Werkgevers zullen aannemelijk moeten maken dat de arbeidsongeschiktheid twee jaar heeft voortgeduurd en dat binnen een half jaar geen herstel van de medewerkers te verwachten is.

- Werkgevers zullen aannemelijk moeten maken dat het bovendien niet mogelijk is de medewerkers te reïntegreren in de eigen functie of in andere passende werkzaamheden.

- Medewerkers mogen van werkgevers een behoorlijke inspanning verwachten om hen weer aan het werk te helpen. Van werkgevers mag verwacht worden dat zij de organisatie aanpassen of werkzaamheden herverdelen om arbeidsongeschikte medewerkers weer aan het werk te helpen.

- Ook van medewerkers wordt een actieve opstelling verwacht om arbeidsongeschiktheid op te heffen.

3.5 Ontslag op staande voet

- Bij ontslag op staande voet moet er wettelijk sprake zijn van een "dringende reden": een gedraging van medewerkers of werkgevers die zo ernstig is dat van hen niet langer gevergd kan worden de arbeidsovereenkomst voort te zetten, zoals diefstal, fraude, fysiek geweld of grove belediging.

- Indien mogelijk is een minnelijke regeling of een voorwaardelijke ontbindingsprocedure via de kantonrechter in een dergelijke situatie te verkiezen.

3.6 Ontslag met wederzijds goedvinden (een regeling of schikking)

- Ter vermijding van gezichtsverlies voor (één van) beide partijen heeft een regeling of schikking de voorkeur, indien men los van de specifieke ontslagreden vaststelt, dat voortzetting van de arbeidsovereenkomst niet meer vruchtbaar is en men de wil heeft om in harmonie uit elkaar te gaan.

- In de schikking wordt niet alleen de hoogte van de financiële vergoeding geregeld, maar worden tevens alle punten en voorwaarden afgesproken die betrekking hebben op de beëindiging van de arbeidsovereenkomst ter vermijding van onenigheid in de toekomst. Het overeenkomen van bekostiging van een overbruggingstermijn voor het vinden van nieuw werk zou hierin centraal moeten staan.

- Een pro forma ontbindingsprocedure via de bevoegde Kantonrechter kan dan nog slechts kort schriftelijk karakter krijgen.

4. Voorbereiding ontslagbeslissing

- Lijnmanagers en/of HR-managers dienen een voorgenomen ontslag te toetsen aan de in de organisatie vigerende ontslagcode. De Ondernemingsraad toetst ontslagen aan deze code achteraf.

- Werkgevers houden voor zover mogelijk bij de besluitvorming over en uitvoering van het ontslag rekening met de eventuele kwetsbare privé- situatie van betrokkenen indien er sprake is van meervoudig ‘onheil’ tegelijkertijd (een overlijden van een dierbare, ernstige ziekte van partner of kind, echtscheiding, e.d.).

- De ARBO-arts dient voorafgaande aan een ontslagaanzegging te

worden geïnformeerd met het oog op onbedoelde schadelijke neveneffecten van voornamelijk onverwacht ontslag voor de betrokken medewerkers.

5. Ontslagaanzegging en vervolggesprek

- Een ontslagaanzegging dient bij voorkeur plaats te vinden in aanwezigheid van minimaal twee personen: de hiertoe bevoegde ontslagaanzegger en diens naast hogere leidinggevende en/of een HR-manager.

- De dag, het tijdstip en de plaats van de ontslagaanzegging dient op basis van ‘gezond verstand’ zorgvuldig te worden gekozen, rekening houdend met de persoonlijke levenssituatie van betrokkene. Richtsnoer kan de vraag zijn wat gezien vanuit de medewerker zou moeten worden vermeden: persé niet in díe week, op díe dag, dát moment en díe plaats.

- Een ontslagaanzegging is een ‘slechtnieuws gesprek’. Het is raadzaam de duur ervan kort te houden en een afspraak te maken voor een vervolggesprek enkele dagen later met de HR-manager. Daarin kunnen op een rustiger moment de vervolgprocedure, werkwijzen, rechten en plichten worden doorgesproken en afspraken gemaakt.

- De partner dient op basis van vrijwilligheid bij de verdere uitwerking van het ontslagproces te worden betrokken.

- Non-activiteit voor de ontslagen medewerkers heeft in principe de voorkeur boven doorwerken na de ontslagaanzegging op grond van het beginsel: ‘finding a job is a fulltime job’. Het tijdstip van ingaan van deze non-activiteit is primair de keuze van de medewerkers en vindt in overleg plaats met de lijnmanager en de HR-manager.

- Medewerkers met wie de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd, hebben recht op passende outplacementondersteuning (inclusief eventuele faciliteiten voor om-, her- of bijscholing) indien interne herplaatsing niet meer mogelijk blijkt. Werkgevers nemen de kosten hiervan voor hun rekening.

- Werkgever en medewerker maken afspraken over de wijze van communicatie over de aanstaande beëindiging van het dienstverband. De medewerker heeft hierin een zware stem.

6. Rechtsbijstand

- Werkgevers biedt medewerkers aan wie ontslag wordt aangezegd de mogelijkheid zich te laten bijstaan door een advocaat. Werkgevers nemen billijke kosten hiervan voor hun rekening.

- Aan medewerkers verwijtbaar ontslag om dringende reden vormt hierop een uitzondering.

7. Afscheid

- Werkgevers dragen er met instemming van de medewerkers zorg voor

‘dat het boek netjes wordt gesloten’ zònder enige rafel. Men moet niet alleen tijdens het dienstverband maar ook daarna als het ware met loyaliteit ambassadeur van de onderneming kunnen blijven. Het hard treffen van medewerkers in geval van ontslag heeft slechts negatieve effecten. In overleg met werkgever kan de medewerker een eigen vorm invullen voor de wijze van afscheid nemen van de organisatie. Werkgever draagt hiervan de kosten.